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2015年10月の記事

2015-10-27(火)16:01

<状況別>固定電話が故障した時の原因と対処方法

 <状況別>固定電話が故障した時の原因と対処方法

 

各家庭で備え付けられている固定電話、インターネットや携帯電話が普及した現在では利用頻度こそ減りましたが、現在でもあると便利な家電としての地位をキープしています。もし固定電話が故障した場合の対処方法をまとめてみました。

 

状況別の原因と対処方法

ここでは、状況別に応じた対処方法をご紹介していきますが、症状ひとつとっても複数の原因が考えられますので、考えうる原因に対して対応していきましょう。業者に頼らずとも対応できることも多いので、適切に対応できれば出張費などの経費もかけずに済みます。

電話がかけられない

電話がかけられない場合には2つの原因が考えられます。まず、受話器から「ツー」という音が聞こえるかどうかを確認しましょう。この音が聞こえない場合は、回線がつながっていない場合があるので、一度本体やモデムのリセット(手順は説明書を参照)し、繋がっているコード類がきちんと繋がっているかを確認してください。これで「ツー」の音がまだ聞こえなければ、コードの故障が考えられます。途中で断線していることも考えられるので、予備のコードがあれば付け替えて試してみましょう。

電話が受けられない

固定電話の着信のみができない場合には、電話契約時のオプションでナンバーディスプレイ非対応であるケースが考えられます。相手側が非表示でかけてきた場合に、このオプション契約されていない固定電話は着信できません。また機器個別でのナンバーディスプレイの設定方法があるので、取扱説明書を元に設定する必要があります。

声が聞こえにくい

多くの固定電話では、通常3.4Khzから4.0Khzの音を認識して相手に伝えます。最近のIP電話ではこの範囲外の音も拾えるようにできているものもありますが、人の声はほぼこの音域での会話になるので、特に差し障りはありません。しかし、この範囲を超える波長での声が拾いづらいため、声域が高い人の声が聞こえにくいということがあります。その場合は相手に声のトーンを落として話してもらうようにするか、受話音量を上げるなどして対処しましょう。それでも聞こえづらい場合は、受話器の故障が考えられるので、新しい受話器に交換して試してみてください。

通話中に雑音が入る

通話中の雑音は、電話回線の故障が考えられます。まず116番に電話して回線の上部(電話会社)側か下部側(自宅)のどちらに原因があるかを調べてもらいましょう。上部側の不調の場合は無償での修理ができますが、下部側の不調の場合は有償になってしまうので注意が必要です。

2015-10-23(金)10:39

これだけは抑えておこう!電話での敬語について

これだけは抑えておこう!電話での敬語について
ビジネスシーンではもちろんプライベートな日常でも、電話で敬語を使わなければならない場面はよくでてきます。そのような場合に適切な敬語の使い方ができているでしょうか。ここでは電話での敬語について、少なくともこれだけは抑えておきたいポイントをまとめました。

基本的なマナー

電話ではこちらの姿や表情は相手に見えませんので、自分の声だけで相手とコミュニケージョンをとらなければなりません。そのため電話で話すときにはいつも以上に話し方に注意をする必要があります。まず、相手に聞き取りやすい大きさの声で、はっきりと話すようにしましょう。ぼそぼそとした小さい声で、何度も聞き返されるような話し方はNGです。また、自分が感じている以上に早口で話してしまっている人も多いようです。ややゆっくりと話すように心がけると相手にも伝わりやすく話すことができます。

電話を受けるとき

まず、電話を受けた場合について抑えておきましょう。相手が自分の名前を名乗った時は、相手の名前を復唱して確認します。ただし、このとき「鈴木様でございますね」といういい方は避けましょう。「~ございます」というのは丁寧語ですが、相手の名前に付けるのには合っていません。尊敬語である「いらっしゃいます」を使うのが正しい敬語です。ですからこの場合「鈴木様でいらっしゃいますね」というのが正解です。次に別の人に電話の取り次ぎを頼まれた場合を考えてみましょう。「佐藤様はいらっしゃいますか」と聞かれ、「佐藤でございますね」と応じるのは間違いではありません。ただし、より丁寧に話すのならば「佐藤ならおります。少々お待ちいただけますか」と取り次ぎ相手に敬意を払うために、こちら側の人間にはへりくだるように話すのがいいでしょう。

電話をかけるとき

電話をかけて相手に取り次ぎを頼む場合「高橋様はいらっしゃいますか」と聞くようにしましょう。「いらっしゃいますか」は尊敬語ですので、敬意を払わなくてはいけない相手につけるのが正解です。ときどき「高橋様はおられますか」と間違ったフレーズを耳にしますが、そもそも「おります」は尊敬語ではなく謙譲語です。敬意を払うべき相手につけて使うのは避けましょう。

その他の場面

電話をかけて取り次ぎ相手が不在だった、あるいは相手が忙しく電話に出ることが出来なかったというときに、自分から折り返しの電話を要求するのは失礼にあたります。改めて自分から電話をかけなおすことを伝えるようにしましょう。また、電話では相手に伝えられた用件を復唱するのが基本です。間違いがないかどうか確認する意味でも復唱は大事だからです。ただし、相手から遅刻や欠席など相手方にとってあまりよくない伝言を頼まれた場合は、そのまま遅刻や欠席などの表現はしないとベターです。例えば遅刻ならば「では、14時のご到着でございますね」のように、「遅刻」という言葉を使わないように表現できると相手にもいい印象を与えることが出来るでしょう。

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2015-10-20(火)10:00

焦る前に覚えておきたい電話の正しい切り方

 焦る前に覚えておきたい電話の正しい切り方

電話を切る時の正しいマナーをご存知でしょうか。電話での会話の内容がどれほどよいものでも、電話の切り方が悪ければ相手によくない印象を与えてしまいます。また、電話では相手にこちらの顔が見えない分、慎重な応対をするように心がける必要があります。ここで相手に失礼のない電話の正しい切り方をマスターしておきましょう。

電話を切る前の挨拶

電話を切る前には必ず挨拶をしてから切るようにしましょう。相手に用件を伝え終わったからといって何も言わずすぐに電話を切っていませんか。たとえ相手側からかかってきた電話だったとしても、用事が終わったからといって即切ってしまうのは失礼にあたります。何も言わずに電話を切ってしまうと、相手は「突然電話を切られてしまった」と戸惑い、悪い印象を持つことが多いからです。相手が自分の会社の取引相手だったりお客様だったりする場合は、なおさらいい印象を持ってもらいたいものです。ですから用事を伝え終わった後、切る前に一言だけでもいいので挨拶をするようにしましょう。「お忙しいところありがとうございました」「お時間を頂きましてありがとうございました」「それでは失礼いたします」などのように、簡単なあいさつでもいいので一言添えるようにすると、相手側も電話を終えるという気構えをとることができスムーズに電話を終えることができます。

電話を切るタイミング

次に電話を切る時に大事なのは、電話を切るタイミングです。こちらの用件を伝え終わり、また相手の用件も伝え聞いた後は、電話を切ることになります。しかし、この時自分から先に電話を切るのは避けましょう。会社の取引相手・顧客にはできるだけ不快な思いはさせたくないもの。ガチャリと切れる電話の音や電話が切れた後のツーツーという音を聞くのはあまりいい気分がしませんから、そのような音を相手に聞かせない気遣いを心がけましょう。そのためには電話を切る時には、自分ではなく相手が電話を切ったのを確認してから切るようにしましょう。ただ、相手側も電話を先に切るのは失礼だと考えていると、電話を切るタイミングが上手くとれないということがあります。そのような時は電話をかけた方が先に電話を切るのが正しいマナーですから、自分がかけた電話であれば自分から電話を切るようにしましょう。

切りたくても切れない時に役立つフレーズ集

電話での会話が弾むのはいいことですが、そろそろ切ろうと思ってもなかなか上手く切りだせない方もいるのではないでしょうか。こちらではそのような時に役立つフレーズをご紹介します。「申し訳ありませんが、そろそろ来客がありますので…」「恐れ入りますが、このあと別の約束がありますので…」などのように、会話が弾み電話が切りにくいときは、「電話を続けたいのは山々ですが」という気持ちを言外にほのめかすようにすると、電話を切ることを切り出しても悪い印象は与えないでしょう。

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2015-10-16(金)16:17

ビジネスマンでなくとも抑えておきたい電話の正しいかけ方

 ビジネスチャンスを逃さないビジネスフォンで会議通話!

いざ電話の応対をしなければいけないとき、正しい電話のかけ方ができる自信がありますか。電話では相手に自分の表情は見えませんので、言葉だけが相手に印象を与えます。ビジネスマンの方はもちろんそうでない方も、相手にいい印象を持ってもらうために正しい電話のかけ方を覚えておきましょう。

第一声はとても重要

電話をかけたとき「もしもし」だけでは味気ないものです。仕事上の電話の場合は相手に対して「もしもし」とだけあいさつをするのは避けましょう。朝ならば「おはようございます」仕事関係の方なら「お世話になっております」など、最初の挨拶は丁寧に・手短にするといい印象を持ってもらえます。また本題に入る前には必ず自分の名前・会社・部署などを名乗りましょう。相手の都合が分からず電話をしているわけですから「お忙しいところ申し訳ありません」と本題に入るのもいいでしょう。電話は声だけが頼りの連絡手段ですから、できるだけ丁寧に、はっきりと分かりやすい口調で話すように心がけましょう。

取次は丁寧に行う

電話に出た人が自分の電話したい相手ならばいいのですが、仕事上での電話の場合そうでないことがよくあります。そのようなときには相手に取り次ぎを丁寧にお願いしましょう。相手に自分が電話をしたい人の部署・名前・用件などをはっきりと分かりやすく伝える必要があります。例えば「先日送っていただいた書類の件でお電話差し上げました。担当の遠藤様はいらっしゃいますか」と不要なことは言わず、分かりやすい文章で話すと相手に伝わりやすいです。

目的は簡潔に伝える

相手の時間を頂いて電話をしているのですから、余計な事には時間を使わないようにしたいものです。そのためには電話をした目的を簡潔にはっきりと伝えるようにしましょう。何が言いたいのか分からないような目的とは関係のない話は相手の時間を無駄に浪費し迷惑をかけてしまいます。できれば一文ではっきりと分かりやすく伝えましょう。「担当案件の納品日についてお電話いたしました」など、余計なことは言わず必要なことだけを話す方が相手にも分かりやすいです。

相手の都合を聞くのを忘れずに

電話では相手が何をしているのか分かりませんから、もしかすると電話の相手が忙しく都合の悪い状況にかけてしまうこともあります。電話は相手の反応がすぐに返って来る大変便利な道具ですが、一方できちんと気を配らなければ相手に迷惑をかけてしまうこともあります。そのようなことを防ぐためにも、必ず相手が電話をすることができる状態なのかどうかを確認するようにしましょう。「お時間いただいてもよろしいでしょうか」「今よろしいでしょうか」など、電話をする際には一言添えて相手の都合をききましょう。

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